Örgütsel Davranış Ders Notları

Üniversitede ekonomi eğitimi gören bir öğrencinin, televizyon ve gazete
haberlerinde sadece ekonomi ile ilgili olanlar dikkatini çekmektedir.
Bu durum algılama sürecinin "Algılamada seçicilik" yönü ile ilgilidir.
 Sosyal algılamayı etkileyen faktörler: Yaygınlaştırma eğilimi(Hale etkisi), Basmakalıp yargı, Yansıtma, Beklenti.
 Bir işletmede personel şefi çalışanların çalışma şartları ile ilgili
şikayetlerini personel müdürüne iletmiştir. Bu durum Yatay bir
iletişime örnektir.
 Süzme veya elemenin, önemli bilgi ve mesajların kaybına ve anlam
bozulmasına yol açmasını önlemek için yapılacak işlemler: Aracıları
atlamak, Geriye bildirimde bulunmak, Mesajda fazlalığa yer vermek,
Başka kanallardan ve başka biçimde mesajı göndermek.
 İletişim şebekesinde mesaj akışını kontrol eden, hangi mesajların
hangi sırada geçeceğini ve hangi mesajların alıkonulacağını belirleme
imkanını elinde tutan iletişim rolü Bekçilik'tir.
 Organizasyonların artan önemine ve çeşitliliğine bağlı olarak çağdaş toplumlara aynı zamanda "Örgütlü toplumlar" denir.
 Biçimsel olmayan iletişim sisteminin özellikleri: Bu iletişim sistemi
her örgütte mutlaka vardır. İletişim hızlıdır. İletişim çoğunlukla
sözlüdür. Yanlışlık ve ek***likler genellikle önemli konulara
ilişkindir.
 Organizasyonların başlıca özellikleri:Her örgütün önceden belirlenmiş
biçimsel ve üyeler arası etkileşimden oluşmuş biçimsel olmayan bir
yapının olması. Birden fazla insandan ve bunlar arasındaki iletişim ve
etkileşimden oluşması. Birbiriyle ilişkili alt sistemlerden oluşması.
Her organizasyonun bir amacının olması.
 Aşırı iletişim sorununa çözüm olarak "Mesaj alışverişini önem sırasına göre programlamak" 'a başvurulabilir.
 Yönetim Bilgi Sisteminin sağladığı yararlar: İstenen bilgilere kısa
sürede ulaşma imkanı sağlama. Bilgi kaybını ve bozulmasını önleme.
Bilginin ihtiyaca göre dağıtılmasını sağlama. İlgisiz mesaj ve
bilgileri eleyerek aşırı bilgi yükünü hafifletme.
 Organizasyonun biçimsel yapısını şekillendiren faktörler: Amaçve
politikalar , prosedürler. Görev tanımları. Yasa yönetmelik ve tüzükler
(Biçimsel kurallar) . Ödüllendirme ücretleme ve disiplin düzenlemeleri.
Biçimsel görevler ve ilişkiler.
 Gruplarda ve örgütlerde, bireylerarası sosyal ilişkileri ve bunların
yapısını belirlemek ve analiz etmek için geliştirilen yöntem
Sosyometri'dir.
 Aşağıya Doğru İletişim'in özellikleri: Planlama organize etme yürütme
ve kontrol fonksiyonları yerine getirilir. Hiyerarşik basamakları
birbirine bağlar ve çeşitli düzeylerdeki faaliyetleri uyumlaştırmaya
yardımcı olur. Hedef ve politikalarla ilgili bilgiler, en üst kademeden
en alt kademeye kadar yansıtılır. Tek yönlü bir iletişimdir.
 Özellikle proje tipi organizasyonlarda görülen, kurmay ve hat
birimler arasındaki ilişkilerin örnek olarak verilebileceği iletişim
türüne Çapraz iletişim denir.
 Organizasyonlarda görülen sözlü iletişim araçları: Mülakatlar, Toplantılar, Konferanslar, Seminerler
 Sözel olmayan iletişimde bireyler arası uzaklık 45-120 cm arasında ise kişisel mesafe içinde kalınmış olunur.
 Yapılacak bir grup tanımı içinde yer alacaklar: Grup üyelerinin,
p***olojik olarak birbirlerinin farkında olması. Bireylerin birbiriyle
etkileşim içinde olması. Bireylerin kendilerini grubun üyesi olarak
algılaması. Ortak amaç doğrultusunda çalışan iki ya da daha fazla
kişiden oluşması.
 Grup gelişim aşamaları: Karşılıklı kabul, İletişim ve karar verme, Motivasyon ve üretkenlik, Organizasyon ve kontrol.
 Merkezileşme derecesi ve önderlik tatmininin "çok az", grup tatmininin "yüksek" olduğu grup iletişim modeli Tüm-kanal'dır.
 Bir yöneticinin, gruplar arası iletişimi ve işbirliğini iyileştirmek
için Gruplar arası iletişim kanallarını oldukça açık tutmaya dikkat
etmesi gerekir.
 Bireyin üyesi olmadığı halde, normlarını ve değerlerini benimsediği gruplara Referans grupları denir.
 Lise son sınıfa başlayan bir öğrencinin, çeşitli reklam mesajları
arasında sadece dersane reklamlarına dikkat etmesi algılama sürecinin
"Algılamada seçicilik" yönü ile ilgilidir.
 Bireyin belli koşullar altında, kendi sahip olduğu huy ve özellikleri
başka bireylerde görme eğilimini ifade eden faktör Yansıtma
(Projeksiyon)'dur.
 Algılama sürecinin aşamaları: Duyumsama, Yorumlama, Seçme, Organize etme.
 Algılamada seçiciliği etkileyen dış faktörler: Zıtlık, Hareket, Büyüklük, Tekrar, Yoğunluk, Yenilik ve benzerlik.
 Özel kalem müdürleri, yönetici sekreterleri gibi iletişim şebekesi
içinde mesaj akışını kontrol edebilecek konumda olan kişiler Bekçilik
iletişim rolünü üstlenmişlerdir.
 Bireyler arası ilişki ve iletişimin yapısını gösteren diyagrama Sosyogram denir.
 Biçimsel olmayan iletişim sisteminin başlıca özellikleri: Sanılanın
aksine mesajların doğruluk oranının oldukça yüksek olması. İletişimin
çoğunlukla sözlü olup, konuşmaya dayanması. İletişimin daha hızlı
olması. Bu sistemdeki kanallarda iletilen mesajlara "söylenti" (veya
şayia) adı verilmesi.
 Sözel olmayan iletişime ilişkin özellikler: Duruş, Mülakat, Bireyler arası uzaklık, Dış görünüş
 Genellikle herhangi bir anda bireyin duygusal ve zihinsel yapısının
etkilenmesinin ve davranışlarının değiştirilmesinin amaçlandığı, en az
iki kişi arasında karşılıklı konuşma, soru sorma, diyalog kurma olarak
ifade edilen sözlü iletişim biçimine Görüşme denir.
 Organizasyon içinde aynı düzeydeki yöneticiler veya çalışanlar
arasında belirli işlerde koordinasyon sağlanması ve ortak amaçlara
doğru yürünmesi için yapılan iletişim türüne "Yatay iletişim" denir.
 Az sayıda ve birbirleriyle sıkı bir etkileşim içindeki üyelerden oluşan grup türü Birincil grup'tur.
 Merkezileşme derecesi ve önderlik tatmininin "yüksek", grup
tatmininin "az" olduğu, üç kişi ile doğrudan haberleşebilen grup
iletişim şebekesi Y şebekesidir.
 Bir grubun bağlılığını artıran etkenler: Gruplar arası rekabetin
olması. Grup için bir dış tehditin olması. Az sayıda ve benzer
üyelerden oluşması. Grup üyeleri arasında serbest bir iletişimin
olması.
 Aşırı merkeziyetçiliğin hakim olduğu bir grubun karşılaşacağı
sorunlardan biri "Amirin, iş ile ilgili yanlış kararlar verme
ihtimalinin artması"'dir.
 Bir iş yerindeki telefon hatlarının sürekli olarak parazitli olması
ve kesilmesi, organizasyonlardaki iletişim engellerinden "Çevre
koşulları"'na örnektir.
 Alıcının, göndericiden gelen mesaja çeşitli tepkiler göstermesi ve bu
tepkilerin gönderici tarafından değerlendirilmesi iletişimi iyileştirme
yollarından geriye bilgi akışını açıklar.
 Talimat ve emirlerin karmaşık olması durumunda mesajı farklı
biçimlerde ve açıklamalı olarak tekrarlamak iletişimi iyileştirmede
uygun bir yoldur.
 Bir sunuşta, konuşulanların tüm katılımcılar tarafından anlaşılması
için uyulması gereken davranışlardan biri Yabancı dildeki sözcükleri
kullanmaktan kaçınmaktır.
 Göz teması, sunuşu yapan kişinin, katılımcıların tepkilerini, konuya
ilgilerini ve yorulup yorulmadıklarını öğrenmesini sağlar.
 Etkin (Aktif) dinleme: Kişinin, anlatılanları anlamasa dahi
onayladığı bir durumdur. Kişinin, duyduklarına daha duyarlı hale
gelmesidir. Kişinin, daha az tartışmacı ve daha destekleyici bir tavır
sergilemesidir. Kişinin, duygusal ve zihinsel ihtiyaçlarını ortaya
koyan bir süreçtir.
 Dinleyicinin, dinleme verimini artırması için başvurabileceği yollar:
Dinleyicinin nazikçe dinlemeyi öğrenmesi. Dinleyicinin vücut dilini
okumayı öğrenmesi. Dinleyicinin kendini dinlemeyi öğrenmesi.
Dinleyicinin geriye bilgi akışı vermesi ve alması
 Toplantı türleri: Karar verme, Bilgi sunma, Sorun çözme, Tepki ve değerlendirme, Bileşik toplantılar.
 Toplantı yerinin belirlenmesi ve hazırlanmasında dikkat edilmesi
gereken düzenlemeler: Toplantı yerinin gürültüden uzak olması. Toplantı
yerinde bulunan koltukların ergonomik olması. Toplantı yerine telefon
bağlantısının yapılmaması. Toplantı yerinin akustik açıdan iyi
ayarlanması.
 Toplantı gündemi katılımcılara, toplantıdan en az 1 gün önce ulaşmalıdır.
 Toplantı süresini belirleyen faktörler: Toplantının ne zaman ve
nerede yapıldığı. Toplantının süresi konusunda kişilerin görüşleri.
Katılımcı sayısı. Toplantının amacı.
 Rapor, bir bilgiye sahip olandan o bilgiyi kullanmak isteyene doğru
işleyen bir iletişimdir. Raporlar, dikkatle toplanmış ve mantıklı bir
biçimde sunulmuş bilgileri içerir. Raporların genellikle belirli
hedefleri ve belirli okuyucuları vardır. Raporlarda yer alan bilgiler,
belirli bir konu veya olayla ilgilidir.
 Bir işletme, yeni bir iş ya da yatırıma girişmeden önce, bu yatırımın
yapılabilirliğini, uygunluğunu ve karlılığını tahmin amacıyla
Fizibilite raporunu hazırlatabilir.
 Önceden belli olmayan zamanlarda hazırlanıp sunulan raporlara İstisnai raporlar denir.
 Algılama süreci safhaları: 1-Nesne 2-Farkına varmak 3--Tanımak 4-Yorum 5-Tepki
 Algısal hatalar: Basmakalıp yargı, Yansıtma, Algısal savunma, Hale
etkisi (Yaygınlaştırma eğilimi), Beklentiler, Atıfta bulunma.
 Sayıların dizilişinde bir sayının diğerlerinden daha fazla tekrar
edilmesi algılamada seçiciliği etkiyen dış faktörlerden "Tekrar"
faktörüne bir örnektir.
 Bireyin çevresindeki kişileri algılaması, belli kişilere nitelikler
atfetmesi ve diğer insanları anlamlandırıp, kategorilere koyması
durumuna Sosyal algılama denir.
 Y.Müh. Naim Uygun tarafından hazırlanmıştır.
 Organizasyonların özellikleri: Birden fazla insanın arasındaki
etkileşimden oluşması. Bir amaca sahip olması. Birbiriyle ilişkili alt
sistemlerden oluşması. Yalnızca önceden belirlenmiş biçimsel bir yapıya
sahip olması.
 Biçimsel organizasyonlarda mesajın biçimi ve içeriği ile ilgili
olarak şunlar söylenebilir: Astlar, üstlerine "emir" içeren yazılar
iletemez. Aylık üretim raporunda, üretim faaliyetlerine ilişkin
bilgiler yer alır. İzin ve emeklilik talepleri yazılı dilekçe biçiminde
iletilir. Organizasyonun biçimsellik derecesi arttiıkça uyulması
gereken yazılı kurallar da artar.
 Aşırı iletişim yükünü gidermek için çözümler: Mesaj akışını kontrol
etmek için bir yardımcı çalıştırılması. Gönderici ve alıcının mesajda
gereksiz ayrıntılara yer vermemesi. Mesaj alış-verişinin önem sırasına
göre düzenlenmesi. Eşitlikçi bir iletişim düzeninin oluşturulması.
 Sosyometrik analiz yöntemi Moreno tarafından geliştirilmiştir.
 Bir fabrikada ustabaşının üretimde gördüğü bir hatayı, kalite kontrol
şefine bildirmesi Yukarıya doğru biçimsel iletişim kanalına bir
örnektir?
 A dan B, C, D ve E ye doğru biçimsel olmayan iletişim yolu Dedikodu'dur.
 Seminer, konferanslar, toplantılar, görüşme, TV görüşmeleri sözlü iletişim araçlarıdır.
 Sözel olmayan iletişimde bireyler arası uzaklık 120-240 cm arasında
ise "Sosyal mesafe" içinde kalınmış olunur. 0-45 cm samimi mesafe,
45-120 cm kişisel mesafe
 Grup tanımı içinde yer alanlar: Üye sayısının en az 2 kişi olması.
Üyelerin birbirleriyle etkileşim içinde olması. Üyelerin p***olojik
olarak birbirlerinin farkında olması. Üyelerin kendilerini grubun üyesi
olarak algılaması.
 C den A'ya, C den B ye, C den D ye , C den E ye iletişim modeli Tekerlek'tir.
 Grup içinde bir role ve rol sahibine, gruba sağladığı katkının önemine göre verilen değere Statü denir.
 Gruplar arası iletişim ve işbirliğini iyileştirmek için bir
yöneticinin yapması gereken unsurlar: Grupları fiziksel olarak
birbirlerine yakın tutmak. Grupların görevlerinin mümkün olduğunca
basit ve amaçlarının açık olmasına dikkat etmek. Gruplar arası iletişim
kanallarını yeterince açık tutmak. Organizasyonda grup sayısını mümkün
olduğu kadar az tutmak.
 Organizasyonlardaki kişisel iletişim engelleri: Ön yargılar, Değer yargıları, Stres, P***olojik durum
 Bir yöneticinin Açıklamalarım hakkında ne hissediyorsunuz?
Açıklamalarım hakkında ne düşünüyorsunuz? Konuşmalarımızla ilgili
herhangi bir sorun görüyor musunuz? sorularını sorması iletişimi
iyileştirme yollarından Geriye bilgi akışını gerçekleştirmek amacını
taşır.
 İletişim sürecinde yer alan kişiler Gönderici ve alıcıdır.
 Sunuş yapacak bir kişi, kime sunuş yapacağı, dinleyicilerin kimler
olacağı ve katılımcılarla ilgili çeşitli bilgiler toplamıştır. Sunuş
yapacak bu kişi, sunuşa hazırlık safhalarından "Amacın belirlenmesi"
safhasını gerçekleştirmiştir.
 Bir sunuş sırasında dinleyicinin kendisini başkasının yerine koyarak
mesajı daha iyi anlamaya çalışması "Empatik davranma" ile ilgilidir.
 Etkin dinleme: Konuşmacıyı rahatlatmak. Konuşmacıya dinleme isteğini
göstermek. Sabırlı olmak. Sinirlere hakim olmak. Konuşmayı kesmek.
Tartışma ve eleştirilerde sert olmamak. Konuşmacılara anlayış
göstermek. İlgi dağıtıcıları ortadan kaldırmak.
 Sunuşun yapılması esnasında etkin bir konuşma tarzı için gerekli
olanlar: Konuşmacının ses tonu. Konuşma esnasında kullanılan sözcükler
ve cümle yapıları. Konuşmanın dinleyicilerce anlaşılır yapıda olması.
Konuşmanın hızı.
 Bir organizasyonda sinerjiye ihtiyaç duyulduğunda toplantı yapılmasına gerek vardır.
 Çok sayıda fikrin ortaya çıkması amacıyla yapılan toplantılara Bilgi alış-verişi amacıyla yapılan toplantı denir.
 Toplantıyı kimin düzenlediği, kimlerin katılacağı, toplantının türü,
başlama ve bitiş saati, ele alınacak konular gibi bilgileri içeren ve
toplantının yönetilmesine yardımcı olan yazılı evraka Gündem denir.
 Toplantı yöneticisi, toplantı sırasında ilgisiz tiplere Yaptığı
işlere ilişkin sorular sormalıdır, somut örnekler vermelidir.
 Önceden belli olmayan zamanlarda hazırlanıp sunulan raporlara İstisnai raporlar denir.
 Bilimsel araştırma ve yazım kurallarına göre hazırlanan, verilerin
analizine dayalı yorumlar içeren, genellikle daha uzun olan ve
yöneticilere bilgi ve yol gösterme işlevine sahip rapor türü Biçimsel
(formel) rapordur.
 İyi bir rapor yazmayı kolaylaştıran unsurlardan biri Amacın belirgin olmasıdır.
 İşletmelerin yeni iş ve yatırımlara girişmeden önce bu konuda hazırlattıkları rapor türü Fizibilite'dir